Met behulp van een dossier per product-verpakkingscombinatie kan een bedrijf zich verantwoorden voor de inspanningen die zijn geleverd om de milieu-impact van de verpakking en de hoeveelheid verpakkingsafval terug te dringen. Dit dossier bevat per product-verpakkingscombinatie antwoord op de vragen of er bij de ontwikkeling of laatste optimalisatie:

• is bepaald of de verpakking het meest optimaal voor het product is, rekening houdend met de eisen die het product en de gebruiker aan de verpakking stellen. Indien ja, worden de methodologie en de resultaten beschreven;
• is bepaald wat de optimale recyclingroute van de verpakking is en of deze in het land waarvoor de verpakking bestemd is ook bestaat. Als een bedrijf de verpakkingen in meerdere landen op de markt brengt, moet deze exercitie worden uitgevoerd waarbij alle recyclingroutes in alle landen worden meegenomen;
• is bepaald of de inzet van zo veel mogelijk gerecycled materiaal mogelijk is. Ook hierbij zal er eventueel rekening moeten worden gehouden met een internationale context.

Neem bij het opstellen van een dossier de volgende stappen in acht:

• Ga bij leverancier(s) van verpakkingsmaterialen en/of product-verpakkingscombinatie na of zij bij de ontwikkeling van hun verpakkingsmaterialen voldoen aan de essentiële eisen.
• Neem in leveranciersafspraken en inkoopvoorwaarden op dat de leverancier alleen verpakkingen en verpakkingsmateriaal aanlevert dat aantoonbaar voldoet aan de essentiële eisen.
• Deel informatie over de essentiële eisen met inkopers, marketeers of logistieke medewerkers en stel hen op de hoogte van dit dossier.
• Houd het dossier actueel.
• Test steekproefsgewijs (liefst statistisch representatief) verpakkingsmaterialen die worden gebruikt om te checken of ze voldoen aan de wetgeving ten aanzien van zware metalen.
• Het gebruik van de identificatiecodes is vrijwillig. Als de codes gebruikt worden, doe het dan op de voorgeschreven wijze en volg de wetgeving.

Momenteel kan een producent/importeur op verschillende manieren laten zien dat zijn verpakking in overeenstemming is met de essentiële eisen, bijvoorbeeld door het implementeren van de NEN-normen. De essentiële eisen vragen van producenten en importeurs inspanningen om te laten zien dat hun verpakkingen hiermee volledig in overeenstemming zijn.